Altijd opgeladen collega’s door onbeperkte vakantiedagen

Abonneer je op onze podcast via Anchor | Google Podcasts | Spotify | Stitcher

Sinds begin dit jaar geniet iedereen bij ons kantoor van onbeperkte vakantiedagen.

Nooit meer dagen te kort aan het einde van het jaar.

Geen berg uren om op te maken, omdat ze anders vervallen.

Onbeperkte vakantiedagen, de ultieme vorm van vrijheid?

In deze aflevering praat ik je bij over onze ervaring met onbeperkte vakantiedagen.

Je leert in deze aflevering een paar dingen:

• Waarom vakantiedagen bij ons geen limiet kennen
• Waarom het zo belangrijk is om regelmatig vrij te nemen
• Je krijgt vertrouwen door vertrouwen te geven

Waar we het nog meer over hebben:

• Onbeperkte vakantiedagen zijn eigenlijk ontstaan uit luiheid
• Wordt er misbruik van gemaakt?

Transcriptie van de aflevering

Eigenlijk vind ik het best sneu dat je voor 2 dagen te kort naar je baas moet stappen met een oplossing om toch lekker op vakantie te kunnen gaan.

Welkom bij The Greatest Ik ben Martijn Bloksma, cofounder van marketingbureau Brand New Journey. Iedere aflevering duiken we dieper in onze bedrijfscultuur en ontdekken we wat er nodig is om Greatest Place to Work te worden.

Leuk dat je luistert. Laten we beginnen.

Ik weet het nog heel goed. Een collega van mij kwam naar mij toe. Ik ben verantwoordelijk voor alles wat met personeel te maken heeft. Ik ben de HR manager binnen deze club van zeven man en ik weet nog heel goed dat deze collega naar mij toe kwam. Martijn, ik wil graag nog op vakantie alleen ik kom twee dagen tekort. Vind je het goed als ik deze dagen ergens anders inhaal op mijn normaal gesproken vrije woensdag? Ik zei: Ja joh, geen probleem. Ik zorg wel dat het in de administratie verwerkt wordt en dan werk je een keer vier dagen in plaats van drie dagen. Als je dat twee weken doet dan zijn we er ook. Vervelend dat je twee dagen tekort komt maar ik vind dit een goede oplossing. In de administratie is dat simpel bijgewerkt.

Alleen had ik wel zoiets van waarom moet het zo moeilijk? Eigenlijk vind ik het best sneu dat je voor twee dagen te kort naar je baas moet stappen en met een oplossing om toch lekker op vakantie te kunnen gaan. Zeker als je die vakantie nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Maar verder in het jaar december viel het me op dat er in één keer heel veel aanvragen binnenkwamen voor vrije dagen. En natuurlijk is december geen hele drukke maand qua opdrachten voor ons. We merken de opdrachtgevers op vakantie gaan budgetten opzij of opgemaakt moeten worden. Alleen dan pas in het volgend jaar omdat die vakanties gepland zijn. Heb je nog alle feestdagen. Nee december is wat dat betreft dus geen drukke maand. Dus geen probleem dat iedereen vrij dagen opneemt maar ik ben wel benieuwd naar de reden daarvan.

En als ik dan eens rond vraag bij mijn collega’s waarom ze in december zoveel vrije dagen opnemen? Dan krijg ik terug dat ze het gevoel hebben dat die vrije dagen opgemaakt moeten worden omdat ze anders komen te vervallen of iets dergelijks of dat je zo min mogelijk vrije dagen mee moet nemen naar het volgende jaar. Maar nooit zouden ze naar mij toe gekomen om te vragen hoe het precies werkt. Volgens mij wordt zelfs in ons systeem heel goed aangegeven hoeveel vrije dagen je mee kunt nemen. Maar ik vond dat wel heel interessant aan de ene kant een collega die uren te kort komt om lekker op vakantie te gaan om ff bij te komen zoals ze dr werk goed kan doen. Aan de andere kant collega’s die het gevoel hebben dat ze in december hun uren op moeten maken omdat ze ze anders kwijtraken.

Ik dacht daar over na en toen stelde ik Rogier, mijn compagnon voor om het open te gooien. Zullen we onbeperkt vakantiedagen gaan introduceren? Zullen we onze collega’s mededelen dat ze geen zorgen hoeven te maken over tekortkomen van uren voor vakanties of dat ze zich ook niet druk hoeft te maken dat ze al hun vakantie uren op moeten maken voor een bepaalde periode. Zullen we onbeperkte vrije dagen invoeren zodat wij zelf geen administratie meer hoeven te doen dat wij niet bij hoeven te houden? Dat we niet naar iemand toe hoeven te lopen en om te zeggen dat ze niet op vakantie kan omdat de uren op zijn. Dat moet anders.

Rogier was gelijk enthousiast. Laten we dat introduceren laten we introduceren als een experiment. Laten we dat een jaar gaan doen. Aan het einde van het jaar de balans opmaken en kijken hoe iedereen gebruik maakt van die onbeperkt vrije dagen en vandaar uit verder kijken.

Zo gezegd, zo gedaan. In december vorig jaar hebben we onbeperkt vrije dagen geïntroduceerd. Dat werd wel goed ontvangen. Maar dat werd wel ontvangen met voor mij heel onlogische vragen. Want onbeperkt vrije dagen dat zie ik als onbeperkt. Maar de eerste vraag die we kregen hoeveel vrije dagen hebben dan is er ook een maximum aan aan het aantal vrije dagen dat je op kunt nemen? Heel even uitleggen en ook uitleggen waarom we toe zijn gekomen. Rogier en ik vertrouwen onze mensen. Wij weten zeker dat ze er goed mee omgaan. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. Iedereen heeft zijn eigen taken.

Iedereen heeft zijn eigen opdracht te leren en als die opdrachten goed gedaan worden dan zijn we zelf oud en wijs genoeg om te bepalen dat we ff rust nodig hebben of dat we vandaag een dagje thuis kunnen blijven om weet ik veel. De thuissituatie die erom vraagt of je hebt ff zin om lekker niks te doen, om te gaan lunchen, om naar het strand te gaan omdat mooie weer is. We zijn allemaal oud en wijs en verantwoordelijk genoeg om dat te bepalen voor onszelf dus maken daar alsjeblieft gebruik van. Laat je niet beperken door een cijfertje dat in je contract staat van het aantal uren dat je mag maximaal vrij mag nemen. Toen onze collega’s dat hoorden kregen ze echt het gevoeld dat ze worden vertrouwd.

Wij hebben onze verantwoordelijkheden en daar kunnen naar handelen. MAAR, gaf ik daarbij aan: jullie krijgen alle vrijheid om je vakantiedagen in te vullen zoals je wil. Je krijgt alle vrijheid om zoveel vakantiedagen op te nemen zoals je wil. Maar ik wil wel dat je minimaal twintig vakantiedagen per jaar opneemt, want ik zag de bui al hangen er zit een aantal mensen bij en niet per se bij ons maar over het algemeen als je het loslaat dat zij ook loslaten en dat ze daardoor niet op vakantie gaan.

Ik wil er wel voor waken dat als we het opengooien en het vrijlaten dat mensen niet op vakantie gaan omdat het niet hoeft dat ze niet op vakantie gaan omdat ze hun vakantiedagen niet op hoeven te maken. Daarom hebben wij een aantal randvoorwaarden gesteld. Eén daarvan is dat minimaal twintig vakantiedagen op moeten nemen. Je moet minimaal vier werkweken vrij nemen en of je nou weggaat of niet dat maakt me niet uit. Maar ik vind wel dat je heel eventjes weg moet zijn van hier om maar even op te laden zodat je je werk als je hier weer bent goed kunt doen.

Een andere voorwaarde is dat je maximaal drie weken aaneengesloten vrij kunt nemen. Dat heeft met name te maken met onze bezetting. Wij kunnen het ons niet veroorloven dat mensen heel lang weg. En natuurlijk zijn er uitzonderingen. Wij zijn nog niet tegen gekomen maar die zijn altijd bespreekbaar en een andere is dat als je meer dan een week of meer dan een paar dagen vrij neemt achter elkaar dan moet je er wel even op tijd aankondigen. Het is niet zo dat je vandaag aan kan kondigen: Vanaf morgen ben ik drie weken weg. Dat moet wel even overlegd worden en overlegd is het nou ook weer niet. We gebruiken een tool, een verlofapp en dan kan iedereen de verlofagenda inzien. Dus je weet precies wanneer iedereen aanwezig is. Je kunt daar dan je eigen agenda naast leggen je kunt daar de planning naast leggen en je weet precies wat er speelt wanneer je nodig bent wanneer er iets van jou gevraagd wordt en wanneer je niet op vakantie kan omdat je andere collega’s op vakantie zijn. Eigenlijk is het aan iedereen om dat zelf in te vullen.

We hebben onbeperkte vakantiedagen dit jaar dus als een experiment geïntroduceerd. Dat betekent dat op papier behoudt iedereen zijn vrije dagen zoals bij contract afgesproken. Volgens mij zijn dat 25. In werkelijkheid kun je daar overheen zoveel je wil. We blijven alle vrije dagen registreren in ons systeem en dat is niet ter controle maar dat is puur voor mij om te kijken hoe wordt gebruik gemaakt van die onbeperkt vrije dagen. Wordt er misbruik van gemaakt? Wordt het goed gebruikt? Ging het voorheen beter met beperkt vrije dagen? Hadden we toen beter uitgeruste collega’s of ik heb ik heb de wijsheid in pacht. In mijn eentje dus. Alles wat wij hier doorvoeren zien we als een experiment. Dat betekent dat we vooraf hypotheses moeten vastleggen.

Dit is wat ik verwacht dat het gaat opleveren. Dit moeten we daarvoor doen. Dat wil ik eventjes gaan schetsen. Wat verwacht ik van dit experiment? Ik verwacht dat mensen rust nemen op een moment als het nodig hebben. Ik verwacht dat mensen zoveel rust nemen als ze denken wat ze nodig hebben. Ik verwacht aan het einde van de rit. Het zou me niet verbazen. Aan het einde van het jaar dat we gemiddeld net zoveel en misschien zelfs minder vakantiedagen opgenomen zijn als toen het allemaal vastgelegd was toen het nog beperkte vrije dagen waren.

Dus ik kom aan het einde van het jaar. Begin volgend jaar kom ik terug om te vertellen hoe dit experiment is gelopen maar ik moet tot nu toe zeggen met een leeg kantoor met twee mensen die vanuit huis aan het werk zijn en de rest lekker vrij is om welke reden dan ook om bij te komen van gisteren of om andere dingen te doen.

Ik ben blij dat we het gedaan hebben. Je hoort me volgende week weer.