“Ik ben niet druk. Ik ben productief.” – 5 snelle tips voor meer productiviteit

Wie het altijd druk heeft, heeft het niet begrepen. Alleen sukkels hebben het druk, las ik in het NRC artikel.

Waarschijnlijk ken jij ze ook wel. Mensen die het altijd druk hebben. Maakt niet uit, wanneer je aan ze vraagt: “Hoe gaat het met je?”

Het antwoord is altijd: “Druk.”

Eerlijk gezegd maakte ik me er ook schuldig aan. Het is zo makkelijk en misschien ook wel een teken dat het goed met me gaat. Want ik ben toch ‘eigen baas’? Dan is het toch goed als het druk is? Als ik het druk heb?

Maar op een gegeven moment stoorde ik me aan de mensen die het constant druk hebben. Druk met hun werk, maar vervolgens allerlei leuke dingen konden doen. Druk binnen het beperkt aantal uren dat ze in hun agenda blokken voor werk. Druk in hun hoofd.

Zo’n persoon wil ik niet zijn. Daarom ben ik in plaats van druk nu productief. Het was klaar met druk zijn. In plaats van een volle agenda, besteed ik precies genoeg tijd om mijn werk goed te volbrengen.

Vroeger op school was ik ook al zo. Een zesje was voor mij voldoende. In mijn ogen had ik dan genoeg tijd gestoken in het schoolwerk voor een voldoende. En ik hield meer tijd over voor nuttigere (leuke) dingen. De zesjescultuur werd jarenlang met de grond gelijk gemaakt. Al die jaren wist ik wel beter.

Zoek jij ook meer ruimte om jouw eigen ideeën verder uit te werken? Wil je meer gedaan krijgen in minder tijd? Pas dan deze vijf tips toe voor om voortaan te kunnen zeggen: “Ik ben niet druk. Ik ben productief.”

1. Zorg voor een goede planning

Van nature ben ik geen planner. Maar ik heb mezelf gedwongen om iedere zondag een planning te maken voor de komende week. Alles staat in mijn agenda. Alle grote en kleine afspraken. Werk en privé. Zelfs alle reistijden staan in mijn agenda, zodat ik precies weet waar ik aan toe ben en waar nog ruimte is.

Leuk en aardig dat heel mijn week in de agenda staat, maar daar stopt het niet. Diezelfde zondag kijk ik ook terug op de afgelopen week. Hoe is de week echt gelopen? Heb ik alles kunnen doen, zoals ik het gepland had? Via Noah Kagan kreeg ik het idee om aan het eind van iedere week te evalueren. Heel kort, om te leren van mijn eigen planning.

Ook handig, via een koppeling tussen mijn agenda en Slack krijg ik iedere ochtend om 6:00 een overzicht van alle afspraken van die dag. Zo start ik iedere dag goed voorbereid.

2. Houd je e-mail in bedwang

E-mail kan super handig zijn, maar e-mail kan er ook voor zorgen dat je het overzicht verliest en onnodig vertraging oploopt. Zolang je je hier bewust van bent en goede afspraken maakt over het gebruik van email kun je er echter prima mee werken. Dit zijn de 10 gewoontes waar ik me aan houd:

1. Beperkte tijd voor email afhandeling (ik check mijn mail alleen om 11:00 en om 16:00).
2. Actie ondernemen. Kost antwoorden minder dan 2 minuten? Gelijk doen. Meer tijd nodig? Naar todo lijst.
3. Direct in de agenda zetten.
4. Sneltoetsen gebruiken.
5. Korte emails schrijven.
6. Van email naar todo lijst.
7. Alleen ongelezen emails in de inbox.
8. Later lezen? Doorsturen naar Pocket!
9. Filteren, filteren en filteren.
10. Email afsluiten als je klaar bent.

Door me aan deze gewoontes te houden ben ik de baas van mijn e-mail in plaats van andersom.

3. Werk zonder afleiding

Af en toe vind ik het heerlijk om onder druk te presteren. Dan kan ik er van genieten als ik een blog schrijf terwijl er andere mensen om me heen lopen en me eigenlijk constant van mijn werk houden. Maar ik ben pas echt productief als ik alleen ben. Zonder afleiding.

1. In een goede stoel
2. Zonder internet.
3. Met een goede koptelefoon en goede muziek.
4. In een lege Google Doc.

4. Zorg voor voldoende pauze tijdens je werkdag

Ik werk volgens een strakke planning. Ik verzamel ‘s avonds al mijn activiteiten en zet de taken voor de volgende dag klaar. Zo kan ik de volgende dag gelijk aan de gang als de koffie klaar is. Natuurlijk is een lijst met taken één ding; een planning voor de hele dag is wat anders. Voor een succesvolle werkdag hanteer ik de 50/10 regel: 50 minuten werken en dan 10 minuten pauze.

Waarom na elke 50 minuten pauze? Standaard werk ik te lang door en ben ik met teveel dingen tegelijk bezig. Een hoognodige break schiet er dan al snel bij in. Door een timer op 50 minuten te zetten, focus ik me op de taak die voor mijn neus ligt. Daar kan ik me dan volledig op concentreren.

5. Maak gebruik van deze handige applicaties

Mijn tijd is kostbaar. Constant zoek ik naar manieren om meer te doen in dezelfde (of minder) tijd. Natuurlijk steek ik daar niet al teveel tijd in, want dat is niet heel productief.

In mijn zoektocht naar productiviteit kom ik bergen met apps en tools tegen. De ene tool maakt je nog productiever dan de andere, maar op een gegeven moment moet je kiezen. De afgelopen tijd heb ik deze vijf tools gevonden die ik dagelijks gebruik en waarmee ik tijd bespaar:

1. Omnifocus voor Getting Things Done
2. Airmail beheert mijn mail
3. Evernote, mijn externe geheugen
4. CoSchedule voor blog publicatie en promotie
5. Met Blinkist luister ik dagelijks naar de samenvattingen van 4 boeken.

Wat maakt jou productief?

Waarschijnlijk heb jij nog andere tips voor meer productiviteit. Ik heb er vijf met jou gedeeld, deel jij er een met mij in de reacties? Natuurlijk mogen het er ook meer zijn.