Het internet staat vol met handige tools en apps. Af en toe zie je door de bomen het bos niet meer. De ene app is nog handiger dan de ander. Het vinden van de juiste tools is soms een drama.
Daarom maken we het makkelijk voor je. Dit zijn de negen tools die wij dagelijks gebruiken bij ons op kantoor. Waarschijnlijk ken je er al een paar, maar ik weet zeker dat er een aantal nieuwe tussen zitten voor je.
1. Evernote
Evernote kent iedereen toch? Super handig, al je notities bij elkaar.
Wij gebruiken allemaal Evernote om aantekeningen in te maken, maar ook to-do lijstjes en boodschappenlijstjes. Als we bezig zijn met een nieuw project gaat ook alle inspiratie richting Evernote. Toffe designs voor een website bijvoorbeeld. Of een poster die ergens in de stad hangt.
Zelf verzamel ik headlines die ik online tegenkom in Evernote. Handig als je dagelijks blogs schrijft.
2. Airmail
Airmail is een e-mailclient voor Mac, met een aantal voordelen ten opzichte van de standaard mailapp:
- Je kunt zelf de look & feel instellen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven welke mappen zichtbaar moeten zijn en welke niet.
- Met de snooze button kan ik e-mails verbergen en terug laten komen op een later moment. Dit geeft heel veel rust.
- Airmail heeft een mooie koppeling met Busycall, de agenda die we gebruiken. Zo kan ik razendsnel een afspraak of een to-do maken van een e-mail. De e-mail archiveer ik vervolgens, zodat deze niet meer zichtbaar is in mijn inbox.
- De iOS app heeft dezelfde functionaliteiten als de desktopapplicatie.
Sinds Airmail hebben we iedere dag een lege inbox. Dat geeft een opgeruimd gevoel.
3. Trello
Om overzicht te krijgen in de projecten die lopen gebruiken we Trello. Bij sommige opdrachten werken we samen met de klant in een Trellobord. Zo weet iedereen precies wat er van hem verwacht wordt.
Het is ook een ideaal programma om ideeën in te verzamelen voor content bijvoorbeeld.
4. G Suite (voorheen Google Drive)
Dit is onbewust denk ik de meest gebruikte tool in deze lijst. G Suite is een verlenging van de harde schijven op onze computers. Alles staat op G-Suite, onze documenten, afbeeldingen, video’s. Echt alles!
Daarnaast heeft G Suite ook uitgebreide office-achtige programma’s. Dit artikel schrijf ik bijvoorbeeld in Docs, om het vervolgens te exporteren naar onze website.
G Suite brengt ons gemak, maar ook zekerheid. Al onze bestanden staan veilig in de cloud en we kunnen waar en wanneer we willen bij deze bestanden.
5. BusyCal
BusyCal is een fantastische agenda voor Mac. Veel beter dan de standaard app, maar dat is niet zo heel moeilijk. BusyCal werkt zo fijn door:
- De koppeling met Airmail.
- Het automatisch berekenen van reistijd (hoewel de standaard agenda app dat ook kan).
- Naast afspraken ook to-do’s in de agenda.
- De weersvoorspellingen per dag.
- Koppeling met Google Maps, zodat ik in de auto direct vanuit een afspraak de routebeschrijving kan starten.
- Door met tags te werken zie ik in één oogopslag wat voor afspraak ik heb.
- Een fijn weekoverzicht.
- Een iOS app die erg fijn werkt.
6. Slack
Onderling communiceren we met Slack. Super handig om even snel iets te vragen of om documenten te delen. Daarnaast kunnen we ook partners en opdrachtgevers toegang geven tot Slack, zodat we daar samen kunnen werken.
Daarnaast hebben we Slack gekoppeld aan een aantal andere tools waar we mee werken, zoals met Trello, Google Analytics en Bugherd. Maar ook onze website is gekoppeld, alle formulieren die gevuld worden komen op Slack binnen.
Ook communiceren we met GIF’s, door de integratie met Giphy.
7. Bugherd
Met Bugherd verzamelen we feedback van klanten waar we webdevelopment voor doen. We kunnen de test-website sturen en de klant kan deze van feedback voorzien.
Deze feedback komt vervolgens binnen in een handige workflow, samen met bruikbare informatie, zoals schermformaat van de klant, apparaat, browsertype en de versie. Met deze informatie kunnen we een issue reproduceren en vervolgens repareren.
Vanuit Bugherd kunnen we de issues toekennen aan de personen die er iets mee moeten doen. Deze manier van werken scheelt ons ongelooflijk veel tijd. En niet alleen ons, maar ook de klant.
8. Gripp
Gripp is ons CRM en ons facturatiesysteem. Hier beheren we al onze relaties. Ook versturen we vanuit deze applicatie onze offertes en facturen. Het is een all-in-one applicatie, die we ook nog eens kunnen stijlen zoals wij dat willen.
Iedere offerte en iedere factuur gaat in onze huisstijl de deur uit. Zodat de klant direct ziet dat deze van ons is.
9. Scannable
Scannable is een handige app van de makers van Evernote. Met deze app scan je eenvoudig alle bonnetjes en documenten voor je administratie. Elk kwartaal keer ik mijn portemonnee om, scan ik de bonnetjes die eruit vallen met Scannable en zet ze in de juiste map voor mijn accountant. Zo wordt administratie bijna leuk.
Welke tools zou jij nog toevoegen aan onze toolbox. Welk gereedschap mogen we echt niet overslaan volgens jou? Laat het ons weten in de comments.