Starten bij een nieuwe werkgever is al spannend genoeg. Dan is het wel fijn als je ontvangen wordt met een goed onboarding programma, zodat het duidelijk is wat er van je verwacht wordt en waar je je de eerste periode mee bezig kunt houden.
Daarom ben ik de afgelopen tijd bezig geweest met het ontwikkelen van een onboarding programma. Een duidelijke takenlijst voor nieuwe medewerkers, zodat ze de eerste 90 dagen zelf aan de slag kunnen bij ons.
Waarom wij de eerste 90 dagen voor onze nieuwe collega’s inplannen?
Iedere nieuwe medewerker start bij ons met een duidelijke takenlijst. Voor de eerste 90 dagen staan al taken klaar. Dit is handig voor iedereen, het is van te voren duidelijk wat er verwacht wordt.
Daarnaast vinden wij het erg belangrijk dat de nieuwe collega zich direct thuis voelt en zich direct waardevol voelt voor het bedrijf. Daarom verwachten we in de eerste week dat er al werk live komt te staan. Of het nu een Facebook update is voor een opdrachtgever of een deel van een nieuwe website. Het werk van onze nieuwe collega moet voor de hele wereld zichtbaar zijn.
En dat moet ook gevierd worden.
Wat is een onboarding programma?
Iedereen is bekend met de zogenaamde ‘inwerkperiode’. Maar dat inwerken is iets heel anders dan employee onboarding. Dat gaat nog een stuk verder en zegt meer iets over het complete integratieproces van nieuwe collega’s binnen de organisatie.
Volgens Goals is een onboarding programma niet alleen het wegwijs maken van nieuwe medewerkers, maar ze alles aanreiken dat nodig is om zich te ontwikkelen tot betrokken en bevlogen medewerkers: ‘meerwerkers’.
Volgens Joost Bazelmans van RMMBR zijn er vier succesfactoren die van ieder onboarding programma een succes maken:
Connection – Door kennis te delen over de organisatie, voelt de medewerker zich verbonden met het bedrijf waar hij gaat werken. Denk bijvoorbeeld aan de missie, visie en geschiedenis. Dit is het moment dat de nieuwe collega zich trots moet voelen als teamlid bij zijn nieuwe werkgever.
Culture – Alle onderdelen van het onboarding programma moeten gelinkt zijn aan de cultuur van de organisatie. Natuurlijk staan er ook standaard zaken op, maar juist die cultuur-dingetjes zijn zo belangrijk. Bedrijfsuitjes en de lunch bijvoorbeeld.
Compliance – Bij dit element wordt al snel gedacht aan de huisregels binnen een bedrijf, maar er komt nog veel meer bij kijken. Zo zijn ook de principes, normen en waarden van belang. Hoe gaan we als collega’s onderling met elkaar om en hoe behandelen we onze klanten en leveranciers?
Community – Hoe je het wendt of keert, het belangrijkste binnen elke organisatie zijn de mensen. Laat de nieuwe medewerker daarom kennis maken met de collega’s. Laat de nieuwe medewerker ze leren kennen, weten wat ze doen en waar ze voor benaderd kunnen worden. Maar vooral ook wat de nieuwe aanwinst het bedrijf kan bieden.
Waarom vinden wij onboarding zo belangrijk?
De redenen waarom organisaties een onboarding programma implementeren voor nieuwe werknemers is vaak duidelijk. Ze willen dat een werknemer zo snel mogelijk productief is, dat de nieuwkomers zich betrokken voelen bij de organisatie en ze willen voorkomen dat de nieuwe medewerkers de organisatie al weer snel verlaten. Onderschat het belang van cultuur in onboarding dus niet!
Dag 1
Op de eerste werkdag gebeurt er veel. Je wordt welkom geheten door alle collega’s, je ontvangt een welkomstpakket en er staat een volle mailbox te wachten met allerlei tools die ingesteld moeten worden.
Daarnaast schrijf je op je eerste werkdag een blog over jezelf en kun je zien welke taken er op jou liggen te wachten. Je kunt direct aan de slag. Al vanaf dag 1 voeg je waarde toe aan Brand New Journey.
Week 1
In de eerste week maak je kennis met de verschillende systemen. Zo woon je op maandagochtend je eerste weekly standup bij en in de verlofapp noteer je vast de vakanties en vrije dagen die bekend zijn. Ook wordt er een foto van je gemaakt voor op de website.
Maand 1
Om met de Google Calendar te leren werken, staat er een taak op je te wachten om een tussentijds gesprek in te plannen met je leidinggevende. Gewoon om even samen koffie te drinken en te bespreken hoe de eerste maand is bevallen.
Maand 3
Ook na het eerste kwartaal staat er als het goed is een afspraak gepland met je leidinggevende. Bevalt alles nog, zijn er vragen/wensen? Naast de tussentijdse afspraak schrijf je ook een blog over je eerste kwartaal. Jouw ervaringen tot nu toe.
En wat levert zo’n onboarding programma op?
In ons geval met name drie dingen:
- Een positief effect op employer branding; medewerkers worden vanaf dag 1 gemotiveerd om ambassadeur te zijn voor de organisatie
- Zo’n onboardings programma levert in ons geval veel content op waarmee we nieuw talent, maar ook opdrachtgevers aantrekken
- Nieuwe medewerkers dragen vanaf hun eerste dag bij aan het organisatiesucces.