In de vier jaar dat Brand New Journey bestaat hebben we drie keer een vacature live gegooid. Eén voor een WordPress developer, een office assistant en een art-director.
Zowel de office assistant en de art-director waren erg gewild, daar kregen we veel reacties op. En gedurende het sollicitatieproces hoorden we regelmatig dat we het anders doen dan andere bureaus.
Vandaar een kijkje in onze keuken als het gaat om de uitbreiding van ons team.
Om het verhaal compleet te maken heb ik Judith, onze laatste toevoeging aan het team geïnterviewd over haar ervaring. Dit interview luister je hieronder:
Benodigde rol inventariseren
Een vacature is meestal het gevolg van een sessie met het team. Tijdens zo’n sessie komen we er achter dat we een rol missen. Of een bepaalde vaardigheid. Of gewoon handjes en kennis.
Tijdens zo’n sessie inventariseren we welke vaardigheden we missen en wat iemand dus moet kunnen. Dit is input voor mij om een vacaturetekst te kunnen schrijven.
Vacaturetekst schrijven
De paar vacatures die we tot nu toe op de website hebben gehad onderscheiden zich van andere vacatures in ons vakgebied door het verhaal. In plaats van een lijst met vaardigheden te geven, schrijf ik liever een verhaal over een typische werkdag van onze nieuwe collega. In dit verhaal worden andere collega’s genoemd en krijgt de kandidaat een beeld van hoe het is om bij Brand New Journey te komen werken.
We krijgen altijd leuke reacties op onze vacatureteksten. Daarnaast vind ik het zelf ook veel leuker om zo’n verhaal te schrijven in plaats van een boodschappenlijstje. Het moet voor mij ook leuk blijven toch?
Check hier de vacaturetekst van de art director die eind vorig jaar live stond.
Automatiseringen inrichten
Na het schrijven en inplannen van de vacature op onze website moet ik nog een paar automatiseringen inrichten. Zo krijgt iedere vacature een uniek sollicitatieformulier. Iedere sollicitatie komt direct binnen op Slack. Vervolgens handel ik iedere sollicitatie af in ons CRM:
Geen geschikte kandidaat? Dan sleep ik de sollicitatie naar de kolom ‘afwijzen’. Deze kandidaten krijgen een persoonlijke mail van mij met de reden van afwijzing.
Verder praten? Dan sleep ik de sollicitatie naar de kolom ‘uitnodigen’. Deze kandidaat krijgt automatisch een mail om zelf een afspraak in mijn agenda te plannen.
Vacaturetekst delen
Als alle automatiseringen zijn ingericht kan de vacature gedeeld worden. Deze tekst wordt gedeeld op al onze kanalen en meestal delen onze medewerkers de vacature zelf ook op hun persoonlijke kanalen. Zo hebben ze zelf ook invloed op de zoektocht naar hun collega.
Sollicitaties afwachten
En dan wachten we af.
Het sollicitatieproces
Als de sollicitaties eenmaal binnenstromen, doet het proces zijn werk. Dit ziet er op het moment als volgt uit:
1. Sollicitaties beoordelen + selectie maken
Dit doe ik op het moment dat ze binnenkomen. Helaas krijgen we af en toe van die ‘moetjes’ binnen. Mensen die moeten solliciteren. Van die standaard motivatiebrieven zonder motivatie. Deze worden netjes geselecteerd voor een motiverende afwijzing.
De eerste selectie nodigen we uit voor een eerste gesprek.
2. Selectie uitnodigen voor eerste gesprek
De selectie ontvangt een e-mail met daarin een grappig GIFje en een link om zelf een gesprek in te plannen. Van te voren heb ik de tijdslots bepaald voor de gesprekken.
3. Gesprekken voeren met focus op cultuur
Voor het eerste gesprek heb ik een lijst met standaard vragen. Geen wetenschappelijk onderbouwde vragen, maar dingen die ik wil weten over onze toekomstige collega. Er zijn geen goede of slechte antwoorden, het gaat mij meer om het gesprek dan om de vragen.
4. Skills testen
In sommige gevallen, in onze zoektocht naar een developer bijvoorbeeld, is het wenselijk om skills te testen. Dan laten we de kandidaat een dag meedraaien of geven we een afgekaderde opdracht mee. Als het gaat om een opdracht voor een klant staat er ook een vergoeding tegenover.
5. Top 5 kandidaten aan team presenteren
Op basis van de vragenlijst presenteer ik mijn top 5 kandidaten aan het team. Anoniem, zonder naam en/of foto. Ik vertel mijn collega’s over het gesprek dat ik heb gehad en over de antwoorden die de kandidaten gaven.
Mijn collega’s komen vervolgens met een top 3. In sommige gevallen is er zelfs geen top 3, maar wordt er direct een keuze gemaakt.
6. Top 3 uitnodigen voor lunch met het team
De top 3 nodigen we uit voor een lunch met het team. Geen speciale lunch, maar gewoon zoals we iedere dag lunchen. Dus zelf bammetjes smeren, salade samenstellen of tosti bakken. Kunnen we even goed kijken wat voor vlees we in de kuip hebben en wat voor vlees er op de tosti gaat.
Voor mij is dit het moment om te observeren en me te verbazen over de vragen die gesteld worden. Een paar pareltjes:
- Waar ben je het meest trots op?
- Waar word je nu echt pislink van?
- Burger King of McDonalds?
Je merkt het, er worden een paar levensbepalende vragen gesteld.
7. Welkom nieuwe collega!
Uit deze top 3 wordt onze nieuwe collega gekozen. Of niet en dan zoeken we nog even verder…